НЕ НАШЕЛ НУЖНОЙ РАБОТЫ???

* ЗАКАЖИ АВТОРСКИЙ РЕФЕРАТ, КУРСОВУЮ ИЛИ ДИПЛОМ*

тел. (495) 728 - 3241; info@troek.net

Наверх

Секретарь
План
Немного из истории.
Возможности секретаря-референта.
Основные функции секретаря.
Современные требования.
Классификация секретарей.
Обязанности.
Вывод.

1. Немного из истории.
Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. Потом из
секретарей выделились нотариусы.
А сами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно
превратились в делопроизводителей. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины. И только
в конце 18 века появились женщины-секретари.
Возможности секретаря-референта.
Секретарь – это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение
посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто
отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж
фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.
Секретарь должен быть всегда в “форме” : тщательно и продуманно одет, опрятен, готов
быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения., уметь спокойно, без растерянности,
резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар
чувствовать “нюансы” дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не
видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе
многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров,
отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства,
осуществляет запись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения,
например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и
так далее.
Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром.
Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и
оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего
учреждения.
Основные функции секретаря.
Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий
уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в
соответствии с основными функциями секретаря:
знания, необходимые для эффективного участия в информационно-документарном
обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими
средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс) ;
знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней
структурой и внешними связями ; заниями правовых актов и приложений,
регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;
знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее
администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме
посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планировании своего
рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.
Современные требования.
Чтобы отвечать современным требованиям, секретарь должен обладать следующими
качествами:
иметь профессиональный имидж;
хорошо владеть речью и письмом;
обладать хорошей памятью;
хорошо ориентироваться во времени;
содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;
уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;
осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;
быть энергичным, проявлять инициативу;
быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;
поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;
контролировать финансы офиса;
быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы.
Классификация секретарей.
Есть несколько позиций, которые занимают секретари: RECEPTIONIST – девушка,
работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать
гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование – умение
держаться и аккуратность. На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом
случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.
Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICE
MENEGER, который занимается организацией офиса.
Самая же высокая должность –PERSONAL SEKRETARY – помощник генерального
директора или президента. В этом случае девушка работает только на одного шефа, отвечает на
корреспонденцию как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в
командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности,
организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и
инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел.
Можно вырасти из секретаря в менеджеры… Специфика и сложность работы секретаря связана с
тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы
множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних
проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном
функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и
не заменима.
Обязанности.
Без особого рода знаний, умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями.
А в обязанности входит:
учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада
руководству;
оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем,
телеграмм, телефонограмм, факсов, и т.п.. ;
подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями
проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других
документов;
оформление протоколов рассылок выписок из них;
анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями
по ним;
подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям,
конференциям, семинарам и съездам;
прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;
организация приемов посетителей;
прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей,
исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное
хранение и во внутренний архив фирмы.
Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции по
бездокументарному обслуживанию. В частности:
техническое обеспечение работы руководителя;
подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний;
организация приема работников и посетителей;
телефонное обслуживание;
подготовка командировок;
организация презентаций и специальных приемов гостей;
стенографирование;
контроль за праздничными и юбилейными датами;
обработка почты;
машинописные работы;
сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора;
сбор материалов для докладов и речей руководителя;
ведение табеля учета рабочего времени и т.д.
Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и
приведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи с чем уместно
рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.
Особенностью работы также является постоянная нехватка времени, работа в условиях
стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания.
Оценивать и принимать быстрые и верные решения.
Вывод.
Помните: ваши ошибки – это ошибки того должностного лица, в структурном подразделении
которого вы работаете.
Приступая к работе, ответьте себе на следующие вопросы: Что нужно сделать? Как? Когда?
Какой ожидаемый результат?
Немного размышления, чуточку здравого смысла, оперативности – и все готово. Если вы
целеустремленная и организованная, деловая, доброжелательная в общении с окружающими,
обаятельная и привлекательная, то профессия секретарь ждет вас.

НЕ НАШЕЛ НУЖНОЙ РАБОТЫ???

* ЗАКАЖИ АВТОРСКИЙ РЕФЕРАТ, КУРСОВУЮ ИЛИ ДИПЛОМ*

тел. (495) 728 - 3241; info@troek.net

ЗАКАЗАТЬ РЕФЕРАТ

ЗАКАЗАТЬ КУРСОВУЮ

ЗАКАЗАТЬ ДИПЛОМ

Новости образования

Все о ЕГЭ

Учебная литература on-line

Статьи о рефератах

Образовательный софт